Die Vorbereitung einer Veranstaltung gliedert sich im Wesentlichen in vier Phasen:
1. Die Zusendung von Unterlagen ans Hotel und die Anreise des Trainers,
2. die Ankunft des Trainers und die Einweisung ins Hotel und insbesondere in den Seminarraum,
3. die Vorbereitung des Raums und der Seminarmaterialien und
4. die Ankunft und der Empfang der Teilnehmer.

1. Die Vorbereitung einer Veranstaltung beginnt für den Trainer mit den ersten konkreten Maßnahmen für einen Veranstaltungstermin. Dazu gehört zum Beispiel die Terminierung der Ankunft des Trainers im Seminarhotel, welche am Vorabend aber auch erst sehr kurz vor dem eigentlichen Seminarbeginn erfolgen kann. Diese Information ist auch besonders wichtig für die Abläufe des Seminarhotels. Daraus ergibt sich auch gleich das erste Gespräch: „Sehr geehrter Trainer, Sie werden am 1. April ab 10:00 Uhr ein Seminar für die Firma X in unserem Seminarhotel durchführen. Damit wir alles optimal für Sie und ihre Veranstaltung vorbereiten können, möchten wir noch kurz einige Abläufe mit Ihnen abstimmen. Haben Sie dafür bitte 5 Minuten Zeit. 1. Aufgrund der uns zugesandt Informationen werden wir Ihren Seminarraum für 10 Teilnehmer in einer U-Form vorbereiten, einen Beamer, 2 Flipcharts und 2 Pinnwänden bereitstellen. Ist das so okay? ---- 2. Werden Sie uns vorab Unterlagen oder Materialien für den Seminarraum zusenden, dann gebe ich Ihnen gerne meinen Namen und unsere genaue Adresse? ---- 3. Wann werden Sie voraussichtlich bei uns im Seminarhotel eintreffen? ---- 4. Falls sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, holen wir Sie gerne am Bahnhof ab. Bitte informieren Sie uns circa 1 Stunde vorher über ihre voraussichtliche Ankunftszeit. ---- 6. Wie können wir Sie dann bei der Vorbereitung ihres Seminarraums unterstützen? ----

2. Die Ankunft des Trainers: „Hallo Herr Trainer, schön, dass ihr Seminar für die Firma X in unserem Seminarhotel durchführen, hatten Sie eine gute Anreise? ---- Ihren Seminarraum haben wir für 10 Teilnehmer in einer U-Form mit einem Beamer, 2 Flipcharts, 2 Pinnwänden und den zugesandten Unterlagen vorbereitet. Möchten Sie zunächst ihr Hotelzimmer beziehen oder darf ich Ihnen gleich ihren Seminarraum zeigen? ---- „

3. Die Vorbereitung des Raums und der Materialien: „Ist die Vorbereitung ihres Seminarraum in U-Form mit 1 Beamer, 2 Flipcharts und 2 Pinnwänden so okay? ---- Hier liegen die zugesandten Unterlagen. Wie dürfen wir Sie bei der Vorbereitung ihres Seminarraums unterstützen? ---- Gerne zeige ich Ihnen, wie sie das Licht steuern und den Beamer anschließen können. ---- Hier an der Wand finden Sie meinen Namen und meine direkte Telefonnummer, unter der sie mich oder meine Kollegen jederzeit erreichen. Sie können uns auch gerne eine SMS oder eine WhatsApp-Message senden, die Nummer finden sie unter dem QR-Code. Falls sie es wünschen, kann ich ihnen auch kurz einen SMS mit meinen Daten senden. ---- „

4. Die Ankunft und der Empfang der Teilnehmer: „Ihre Teilnehmer werde ja voraussichtlich in der Zeit von 8.30 bis 9.30 hier bei uns eintreffen, wir werden diese dann in unser Seminarcafé bringen, wo wir Kaffee und kleine Brötchen vorbereitet haben. Sollen wir ihren Teilnehmern noch spezielle Informationen oder Unterlagen geben? ---- Gerne lassen wir die Teilnehmer auch eine Anwesenheitsliste ausfüllen, falls sie das wünschen und wir informieren Sie auch gerne 10 Minuten vor Beginn Ihres Trainings, welche Teilnehmer von der Teilnehmerliste bereits eingetroffen sind und welche gegebenenfalls noch fehlen.

Soweit ein paar Anregungen zur Nutzung von Gesprächschancen mit dem Trainer während der Vorbereitungszeit. Bitte seien Sie sich bewusst, dass die Zeit kurz vor Beginn des Trainings für den Trainer von besonderer Bedeutung ist. In dieser Zeit möchte der Trainer seine Teilnehmer in aller Ruhe begrüßen und mit diesen etwas Smalltalk halten. Falls in dieser Zeit zum Beispiel der Beamer nicht in Gang zu setzen und gleichzeitig kein Ansprechpartner vom Hotel zu erreichen ist, wird das ziemlich stressig für den Trainer und bleib lange Zeit negativ in Erinnerung. Leider kann das dann auch den Beginn des Trainings belasten: „Das Hotel hat leider kein passendes Kabel zum Anschluss des Beamer!“. Da doch schon lieber: “Nehmen Sie sich doch bitte einen Kaffee und eines der leckeren Brötchen mit in den Seminarraum, wir beginnen dann gleich.“