Fragen & Antworten
Bei Fragen zögern Sie bitte nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen, wir freuen uns von Ihnen zu hören. Vielleicht finden Sie die Antwort aber auch hier.
Hoteldarstellung
► Ist die Wartung meiner Hoteldarstellung auf seminargo kostenfrei?
Ja. Loggen Sie sich dazu ein (Hilfe Login). Im Bereich Stammdaten können Sie jederzeit die Wartung Ihrer Darstellung übernehmen.
Optimieren Sie, in nur wenigen Minuten, Ihre Hoteldarstellung. So funktioniert's:
Eine genaue Erklärung finden Sie gerne auch hier.
| Soll-Zustand für BASIC-Darstellung: | Soll-Zustand für PARTNER-Darstellung: |
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► Kann ich die Fotos von meiner Hoteldarstellung selbst warten?
Ja. Loggen Sie sich zunächst ein (Hilfe Login). Im Bereich Stammdaten können Sie jederzeit die Wartung Ihrer Darstellung übernehmen. Klicken Sie im Tab „Details“ auf den Tab „Bilder“. Hier können Sie Bilder hochladen.
Zulässige Formate: JPG oder PNG
Größe/Bild: Maximal 10 MB
Bilderanzahl: Diese ist beliebig. Unsere Empfehlung: mind. 1 Außenansichtsfoto, 2 Zimmerfotos, 2 Gastronomie-Fotos, 1 Bild pro Seminarraum und sofern Sie Freizeitaktivitäten anbieten, auch Freizeitbilder.
Unser Tipp: Das Standardbild ist der erste – entscheidende – optische Eindruck von Ihrer Seminar-Location. Wählen Sie Ihr bestes Hotelfoto und stellen Sie es jetzt online.
► Kann ich einen Seminarraum, der in mehrere Räume unterteilt wird, separat als Seminarraum anlegen?
Ja. Geben Sie bei „Typ“ einfach Raumkombination an.
Unser Tipp: Wir empfehlen zusätzlich jeden Raum einzeln anzulegen.
► Muss ich Preise hinterlegen, um als Seminar-Location auf seminargo buchbar zu sein?
Nein. Wenn Sie allerdings keine Preislisten im System hinterlegt haben, sieht der Kunde auch kein Preisangebot. Der Kunde kann Ihr Hotel dennoch anfragen und Sie haben dann die Möglichkeit, ein individuelles Angebot in PDF-Format im System hochzuladen.
Unser Tipp: Hinterlegen Sie Ihre Preise im System und sparen Sie sich das Angebot-Schreiben. Außerdem ist Ihr Hotel bei der Suche weiter vorne gereiht.
► Kann ich die Preise bei der Anfrage noch anpassen - z.B. wenn ich den hinterlegten Preis aufgrund einer Messe nicht halten kann?
Ja. Sie können bei jeder Anfrage unterhalb von der Angebotsauflistung auf „Preise anzeigen & bearbeiten" klicken. Anschließend müssen Sie auf „+ Neues Preisblatt" klicken. Sie können dann die Preise für diese Anfrage anpassen.
Unser Tipp: Sie können generell mehrere Preise - zum Beispiel Saisonpreise oder Messepreise - hinterlegen. Dies können Sie in den Stammdaten im Tab "Preise" machen.
Weitere Infos zu Ihrer Preisliste finden Sie gerne hier.
Buchungsprozess: Anfrage – Angebot – Option – Reservierung/Absage
► Anfrage | Kann der Kunde direkt auf seminargo anfragen oder übernimmt das seminargo-Team diese Eingabe für den Kunden?
Beides. Der Kunde gibt seine Seminardaten auf seminargo selbst ein und das Hotelbuchungssystem liefert entsprechende Hotelvorschläge. Weiters besteht der bekannte seminargo Vermittlungsservice natürlich wie gehabt weiter, d.h. wir unterstützten unsere Kunden bei der Hotelsuche. In diesem Fall geben wir die Anfrage im System ein.
► Anfrage | Der Link „Zur Anfrage“ im Reminder E-Mail funktioniert nicht mehr, warum?
Der Link ist nur 96 Stunden aktiv. Danach steigen Sie bitte in Ihr Hotel-Dashboard (Eingabe Emailadresse + Passwort) ein und beantworten die Anfrage dort.
► Angebot - Hotels ohne Preise | Warum kann ich den „Verfügbarkeit bestätigen“-Button nicht betätigen?
In diesem Fall wurde kein Angebot hochgeladen. Der Button wird erst aktiv, wenn ein Angebot (PDF) hochgeladen und die AGB akzeptiert wurden. Wenn das Angebot dann hochgeladen ist, muss dieses mittels „Verfügbarkeit bestätigen“ noch übermittelt werden.
Unser Tipp: Wir empfehlen Ihnen, Ihre Preise zu hinterlegen, dann muss nicht jedes Mal ein Offert hochgeladen werden.
► Angebot – Hotels mit Preise | Bei den Angebotsdetails steht bei DZ „4“, sind das 4 Personen oder 4 Doppelzimmer?
4 Personen, weil hier der Preis pro Person ausgewiesen wird.
► Absage | Kann ich die Absagegründe des Kunden rauslesen?
Nein. Diese Möglichkeit besteht nicht, da der Kunde sich für ein Hotel entscheidet und dadurch automatisch die anderen angefragten Hotels abgelehnt werden.
Unser Tipp: Sie können bei großem Interesse den Kundenbetreuer bei seminargo kontaktieren.
Premium Version (erweitertes Vermittlungsgeschäft)
► Gelten immer die Stornobedingungen von seminargo beim erweiterten Vermittlungsgeschäft?
Grundsätzlich ja. Für Veranstaltungen über mehr als 30 Zimmer oder die mehr als 50 % der Zimmerkapazität des jeweiligen Hotels beanspruchen, hat der Vertragspartner aber das Recht, abweichende Stornobedingungen zum Zeitpunkt der Angebotslegung vorzuschlagen. (Das betrifft nur Premium Buchungen, bei Vermittlungsbuchungen gelten generell Ihre eigenen Hotelbedingungen.)
► Wo sehe ich, wer Trainer oder Leistungsabnehmer ist?
Wenn Sie im Tab Seminardaten auf den Tab "Teilnehmerliste" klicken, können Sie in der Auflistung rechts sehen, wer der Trainer oder Leistungsabnehmer ist.
► Darf ich als Hotel den Kunden direkt kontaktieren?
Unsere Premium Kunden wünschen, aufgrund der Vielzahl an Buchungen, den direkten Kontakt zu Hotels so gering wie möglich zu halten, da der jeweilige Kundenbetreuer von seminargo als Schnittstelle zwischen Hotel und Endkunden agieren soll. Im Anlassfall kann jedoch der direkte Kontakt zwischen dem Kunden sowie dem Hotel nach Rücksprache mit dem Endkunden hergestellt werden.
Abrechnung
► Was ist der Unterschied bei der Rechnungslegung zwischen einer Premium Buchung (P) und einer Vermittlungsbuchung (O):
Premium-Buchung: seminargo tritt als Vermittler auf, der dem Kunden jedoch weitere Services hinsichtlich der Abwicklung und Abrechnung bietet. Der Vertrag kommt zwar zwischen Hotel und Kunde zustande, seminargo schickt die Rechnung aber im Namen des Hotels an den Kunden. Das Hotel erhält die Zahlung von seminargo. Des Weiteren erhalten Sie von uns eine Provisionsrechnung.
Vermittlungs-Buchung: seminargo tritt als Vermittler auf, daher wird die Verrechnung direkt zwischen Hotel und Kunde abgewickelt. seminargo erhält nach Beendigung der Veranstaltung die Kundenrechnung inkl. aller vor Ort bezahlten Leistungen in Kopie und erstellt gemäß der Vereinbarung eine Provisionsrechnung für das Hotel.
► Wie berechnet sich die Provision?
Bei Premium Kunden wird auf Basis der Nettopreise auf alle gebuchten Leistungen (inkl. vor Ort bezahlter Leistungen) wie z.B.: Seminarpauschalen, Vortagesanreisen, Technik, Raummieten, bestellte Getränke zu den Mahlzeiten und im Seminarraum, Storno- und/oder No Show Leistungen (solange diese nicht in die kostenfreie Abweichung fallen) eine Provision berechnet, welche zzgl. gesetzlicher USt. anfällt. Hiervon ausgenommen sind - sofern nicht anders vereinbart - Garage, Gästetransfer, Trinkgelder, Wellness-Angebote, zugemietete Seminartechnik, Ortstaxen, Kopien, Internet und Telefon, sowie Extrabelege oder Drittleister Rechnungen.
Bei Vermittlungsbuchungen wird der gesamte Brutto-Rechnungsbetrag inklusive aller direkt vor Ort bezahlter Leistungen jedoch exklusive Trinkgelder, Ortstaxen sowie Drittleister Rechnungen als Basis für die Berechnung genommen und zzgl. gesetzlicher USt. mittels separater Provisionsrechnung in Rechnung gestellt.
► Was ist die kostenfreie Abweichung und wie berechnet sich diese (betrifft Premium Buchungen)?
Findet eine Veranstaltung statt und es ist zu Stornierungen in der 50 % und/oder 100 % Stornophase sowie zu etwaigen No Show Leistungen von gebuchten Leistungen gekommen, tritt die kostenfreie Abweichung in Kraft.
Berechnungsbasis für die max. 15 % kostenfreie Abweichung ist der höchste Buchungswert innerhalb der 100 % Stornophase und bezieht sich auf alle gebuchten Leistungen, welche mit Preisen im Premium Tool hinterlegt sind. Kommt es zu einer kompletten Stornierung innerhalb der 50 % Stornophase, kommt die kostenfreie Abweichung nicht zur Anwendung.
► Hilfe zum Hotelabschluss (betrifft Premium Buchungen)
Es gibt 7 Reiter beim Hotelabschluss, die angegeben Daten können vom Hotel angepasst werden.
1. Teilnehmerliste - es wird angepasst, wie viele Teilnehmer tatsächlich anwesend waren
2. Seminarraum - hier können die Technik und Seminarräume bearbeitet werden
3. Unterkunft & Verpflegung - hier können die tatsächlichen Übernachtungen und Verpflegungsleistungen bearbeitet werden
4. Belege hinzufügen - hier haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Belege anzugeben
5. Leistungsabnahme - die Leistungsaufstellung sollte vom Trainer/ Leistungsabnehmer und dem Hotelmitarbeiter unterschrieben sein und die korrekte Teilnehmeranzahl, sowie alle Leistungen zum Seminar als auch alle Extrabelege beinhalten
6. Rechnung zusammenstellen - hier werden, wenn vorhanden, Belege sowie die unterzeichnete Leistungsaufstellung hochgeladen
7. Hotelabschluss - Sie können sich nun die Proforma-Rechnung ansehen und die Rechnungsfreigabe für seminargo durchführen. Sollte es Storno/No Show Gebühren geben, welche über die 15 % kostenfreie Abweichung hinausgehen, können Sie dem Kunden einen Stornoverzicht*3 gewähren - entweder über die gesamten Stornokosten oder über einen Teil der Stornokosten
*3 Stornoverzicht:
Wenn Sie die Möglichkeit zum kompletten Stornoverzicht nützen, dann wird die Kunden-Rechnung um eine Gutschriftsposition in Höhe des angegebenen Betrages ergänzt. Dazu setzen Sie bitte ein Häkchen bei "Gutschrift hinzufügen".
Falls Sie nur auf einen Teil der Stornokosten verzichten möchten, tragen Sie in die entsprechenden Felder jenen Betrag ein, der von der Kunden-Rechnung abgezogen werden soll. Setzen Sie auch hier das Häkchen bei "Gutschrift hinzufügen".