Bei der Konzeption und Planung eines Trainings werden viele wichtige Faktoren für das Seminarhotel festgelegt: Seminarraumgröße, -möbellierung und -ausstattung, Nutzung des Hotelgarten und Rahmenprogramm. Falls ein Seminarhotel spezielle Alleinstellungsmerkmale hat, die bei der Durchführung des zu planenden Trainings besonders förderlich sind - z. B. ein besonders ausgestatteter Hotelgarten oder spezielle „Innovationsmöbel“ - sollten diese Informationen möglichst in die Planung einfließen.
Der Informationsaustausch findet während der Planung hauptsächlich zwischen dem Trainer und dem beauftragenden Unternehmen statt und dort im wesentlichen mit der Fachabteilung und der Personalabteilung. Da diese Abteilungen aber zumeist keine Idee haben, wie ein Seminarhotel einen förderlichen Beitrag zum Erfolg eines Trainings beitragen kann, ist es um so wichtiger diese Informationen frühestmöglich über den Trainer in die Konzeption und Planung eines Trainings einfließen zu lassen. Für ein Seminarhotel ist es deshalb zu empfehlen, einem Trainer bereits für die Planung einen konkreten Ansprechpartner des Seminarhotels anzubieten, welcher dem Trainer die entsprechenden Informationen zukommen lässt und ihn bei der Planung „berät“:
„Sehr geehrter Trainer, gerne unterstützen wir Sie bei der Konzeption und Planung ihres Trainings in unserem Hotel. Anbei senden wir Ihnen Infos über die besonderen Ressourcen unseres Hotels und einige Beispiele, wie andere Trainer diese in Trainings genutzt haben. Gerne stehe ich Ihnen als persönlicher Ansprechpartner und Berater zur Verfügung. Falls Sie für Ihr Training weitere Möglichkeiten benötigen, melden Sie sich bitte direkt bei mir, ich stelle Ihnen dann gerne die entsprechenden Informationen zusammen.“
„Sehr geehrter Trainer, Sie werden demnächst ein Training in unserem Seminarhotel durchführen. Damit ich Sie bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung Ihres Trainings in unserem Hotel optimal unterstützen kann, möchte ich Sie bitten, mich kurz über Besonderheiten und Anforderungen Ihres Trainings zu informieren. Ich stelle Ihnen dann gerne vor, wie wir das in unserem Seminarhotel realisieren können, bereite dann den Seminarraum entsprechend vor und informiere unser Bankett- und Restaurantteam über Ihre Wünsche.“
Ein persönlicher Ansprechpartner bildet Vertrauen und gibt einem Trainer und dem Auftraggeber die Sicherheit, dass auf der Seite des Seminarhotels ein Ansprechpartner mitdenkt und sich verantwortlich fühlt. Kommunizieren Sie die Bereitstellung und die Vorteile eines persönlichen Ansprechpartners für den Trainer und den Auftraggeber regelmäßig. Rufen Sie die Trainer und Auftraggeber regelmäßig an und informieren Sie diese über neue, besondere Angebote und Ideen Ihres Seminarhotels für Trainings. Kommunizieren Sie Nutzungsbeispiele mit kleinen Videos und platzieren Sie entsprechende Artikel.
Bitten Sie Trainer um kurze Interviews, in denen diese besonderen Beiträge Ihres Seminarhotels zum Trainingserfolg aufzeigen. Damit geben Sie den Trainern eine zusätzliche Kommunikationsplattform.