Während der Durchführung eines Trainings wechseln die Teilnehmer ständig zwischen der Betreuung durch den Trainer und die Betreuung der verschiedenen Bereiche des Seminarhotels hin und her: Ankunft Hotelrezeption, dann Bankett, Trainingsbeginn und erste Trainingseinheit mit dem Trainer, anschließend Bankett oder Restaurant, dann wieder Trainer. Aus diesen ständigen Wechseln können sich gewisse Konkurrenzsituationen zwischen Trainer und Hotel ergeben, der Trainer möchte zum Beispiel ein flexibles Ende der Vormittagseinheit und das Hotel möchte möglichst genaues Eintreffen im Restaurant; der Trainer möchte pünktlich mit der Nachmittagseinheit beginnen, die Teilnehmer warten aber noch auf die Nachspeise im Restaurant.

Ziele von Trainings sind zum Beispiel: Erwerb von Wissen, Erarbeitung von Ergebnissen und Veränderung von Teilnehmer verhalten. Ziel eines Seminarhotels sollte es also sein einen optimalen Beitrag zum Ziel des Trainings zu leisten, dazu sollte man diesen natürlich kann. Deshalb sollte das Gespräch des Banketts mit dem Trainer mehrere als die eigentliche Absprache der Pausenzeiten sein: „Sehr geehrte Trainerin, wir möchten gerne unseren Beitrag zu Erreichung Ihrer Seminarziele leisten. Deshalb die Frage an Sie: Können Sie uns bitte ganz kurz über die Intention und die Ziele Ihres Seminars informieren und uns Ihre Wünsche ans Hotel mitteilen, zum Beispiebezüglich der Pausenzeiten, der Gestaltung der Mittagspause und des Abends.“ Oder: „Wünschen Sie angestimmtem Punkten Ihres Seminars Eine besondere Unterstützung von uns, zum Beispiel das Umstellen der Sitzordnung oder die Bereitstellung von Flipcharts zum Beispiel in unserem Hotel Garten.“

Falls es zum Beispiel zu Verzögerungen beim Mittagessen kommt, können sie der Trainer zB anbieten sie im Seminarraum via Mobiltelefon oder SMS darüber zu informieren. Desgleichen können Sie die Trainerin bitten Sie über etwaige absehbare Verzögerungen bei Pausen kurz zu informieren: „Sehr geehrte Trainerin, wir möchten gerne, dass Sie Ihre Pausenzeiten flexibel handhaben können. Damit wir Ihren Teilnehmern in den Pausen und zum Essen einen optimalen Service bieten können, möchten wir sie bitten uns über etwaiger Verschiebungen von mehr als 15 Minuten kurz via SMS oder Telefonanruf zu informieren. Hier ist die entsprechende Telefonnummer.“

In den Pausen werden vom Bankett die Getränke im Seminarraum aufgefüllt. Fragen Sie die Trainerin doch einfach mal, ob Sie sonst noch etwas für sie tun können, zum Beispiel Poster an einer Wand aufhängen oder die Tische anders positionieren.

Am Ende eines Trainings hat das Seminarhotel die Chance sich eine Rückmeldung von den Teilnehmern und von der Trainerin zu holen, das erfolgt zumeist mit einem während der letzten Pause im Seminarraum ausgelegten Fragebogen. Das lenkt die Teilnehmer oft vom wichtigen Inhalt der letzten Trainingseinheit ab und kann so die Trainerin verärgern. Fragen Sie die Trainerin doch einfach mal, wie sie an eine qualitativ hochwertige Rückmeldung der Teilnehmer kommen können, ohne den Ablauf des Trainings und die Teilnehmer dadurch zu stören: „Sehr geehrte Trainerin, wir als Seminarhotel möchten uns ständig verbessern und dabei individuell auf die Wünsche der Trainerinnen und der Teilnehmer ein gehen. Deshalb haben wir großes Interesse ehrliche Rückmeldungen von Ihnen und Ihren Teilnehmern zu bekommen.

1. Dazu haben wir diesen kleinen Fragebogen, welche wir Ihren Teilnehmern gerne zum Ausfüllen geben möchten. Ist es für Sie in Ordnung, wenn wir diese Fragebögen auf die Tische Ihrer Teilnehmer legen?

oder

2. Dazu haben wir ein Poster mit einer Bewertungsskala unserer verschiedenen Hotelbereiche, Bankett, Restaurant, Rezeption, usw..) und Haftzettel vorbereitet und würden uns sehr freuen, wenn sie und Ihre Teilnehmer dort Ihre Rückmeldung zu unserem Seminarhotel abgeben würden.

oder

3. Dazu würde wir gerne nach Ihrem Training noch ein kurzes Gespräch mit Ihnen führen, hätten Sie dazu bitte 5 Minuten Zeit.

Die Verabschiedung der Teilnehmer bietet eine weitere sehr gute Chance einen positiven Eindruck bei den Teilnehmern sowie bei der Trainerin zu hinterlassen: „Für Sie und Ihre Teilnehmer haben wir ein kleines Mitbringsel vorbereitet (zum hausgemachte Marmelade oder Schokolade, ein Heft über die Umgebung, einen Gutschein über einen vergünstigten Aufenthalt mit Gattin, .... mit einem kleinen persönlichen Dankesbriefchen im Namen des Hotels und ggf. auch der Trainerin). Wir würden uns sehr freuen, wenn wir dieses Mitbringsel für Ihre Teilnehmer im Seminarraum bereitstellen können und Sie sie bitte darauf hinweisen.“