Blog TrainerJourney

TrainerJourney - the trainer's journey with the meeting hotel


In this blog you can learn more about the individual "travel stops" of a trainer in a meeting hotel.
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Die 4 Phasen der TrainerJourney

Aus Sicht des Trainers hat die Reise mit dem Seminar und dem Seminarhotel im Wesentlichen vier Phasen: Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Seminars. In diesem Blog möchte ich Ihnen die wesentlichen Charakteristika dieser vier Phasen kurz vorstellen, bevor ich in den nächsten Blogs zu den vielen Gesprächschancen der einzelnen Phasen komme.


Planung

Wir beginnen mit der Planung. Die Planung eines Seminars erfolgt zumeist einige Wochen oder Monate vor dem eigentlichen Seminar, in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber, wobei die inhaltliche Seite mit der Fachabteilung geplant wird und die organisatorische Seite mit der Personalabteilung, Weiterbildungsabteilung und/oder dem Einkauf.

Bei diesen Planungen können Informationen zum Seminarhotel und insbesondere dem Seminarraum und möglichen Rahmenprogrammen eine wichtige Rolle spielen. So zum Beispiel die genaue Größe, Höhe und Beleuchtung des Seminarraums, die Möblierung inklusive Moderationsequipment, wie mobile Flipchart-Ständer und Pinnwände, Seminartechnik bis zum Stecker des Beamers, der Länge des Anschlusskabels oder eine Funkverbindung. Können Flipcharts an die Seminarraumwände geklebt werden oder nicht? Wie weit ist es bis zum Pausenraum und wie flexibel sind die Pausenzeiten? Ist es leicht möglich in einen Hotelgarten zu gelangen und gibt es dort Möglichkeiten z. B. für Gruppenarbeiten? Welche Besonderheiten bietet das Hotel und insbesondere der Hotelgarten, gibt es zum Beispiel Objekte aus dem Erfahrungsfeld der Sinne von Hugo Kükelhaus?

Sehr positiv ist es für Trainer, wenn man bereits zur Seminarplanung einen konkreten Ansprechpartner im Seminarhotel hat, mit dem man solche Dinge besprechen kann und der einem die entsprechenden Informationen zukommen lässt. Ein persönlicher Ansprechpartner bildet Vertrauen und gibt einem Trainer die Sicherheit, das auf der Seite des Seminarhotels ein Ansprechpartner mitdenkt und sich verantwortlich fühlt. Eine besonders angenehme Kommunikation ist zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Trainer, damit ich sie bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung Ihres Trainings optimal unterstützen kann, möchte ich Sie bitten mich kurz zu informieren, was die Besonderheiten und Anforderungen ihres Trainings sind. Ich stelle Ihnen dann gerne die entsprechenden Materialien zur Verfügung, bereite den Seminarraum vor und informiere unser Bankett- und Restaurantteam.“


Vorbereitung

Die Vorbereitung beginnt für einen Trainer unter anderem mit konkreten Druckaufträgen für Unterlagen und ggf. der Zusendung von Materialien zum Seminarhotel. Dazu ist es zum Beispiel sehr hilfreich die genaue Hoteladresse und möglichst auch einen namentlichen Ansprechpartner für die Entgegennahme der zugesandten Materialien zu haben. Es ist nämlich sehr unangenehm, wenn nach dem Eintreffen des Trainers zunächst die Suche nach dem zugesandten Material losgeht.

Die Vorbereitungen setzt sich dann fort mit dem Zusammenstellen der mit zunehmenden Materialien und der Planung der Anreise. Dabei ist wichtig, wie gut das Seminarhotel mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist und wie eventuell die letzte Meile vom Bahnhof zum Seminarhotel überbrückt werden kann. „Sehr geehrter Herr Trainer, Wir möchten Sie gerne informieren, wie sie unser Hotel mit dem Auto und mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen können. Gerne holen wir sie vom nahe gelegenen Bahnhof ab. Bitte informieren Sie uns, wann sie eintreffen und teilen Sie uns bitte auch Ihre Mobilnummer mit, damit wir Sie gegebenenfalls erreichen können. Von unserer Seite steht Herr Meyer für Sie zur Verfügung den Sie unter folgender Telefonnummer direkt persönlich erreichen können.“

Die Vorbereitung setzt sich dann im Seminarhotel fort. Dabei kommt es bei Trainern ganz besonders gut an, wenn er von der Rezeption mit Namen begrüßt und dann persönlich zum Seminarraum gebracht wird. Wichtig ist dabei die Information, dass schon alles vorbereitet ist und die zugesandten Materialien bereits im Seminarraum parat liegen. Im Seminarraum ist es dann wiederum sehr hilfreich, wenn jemand kurz den Raum, die Materialien und insbesondere den Beamer und seine Anschlüsse, sowie die Pausenmöglichkeiten vorstellt.

Besonders wichtig ist einem Trainer, dass er während der Vorbereitung immer und sofort einen Ansprechpartner des Hotels erreichen kann, der ihm gegebenenfalls hilfreich zur Hand geht.

Zur Vorbereitung eines Seminars gehört aus Sicht des Trainers übrigens auch der Empfang der Teilnehmer, sowie die Information über den Weg zum Seminarraum, den Beginn des Seminars und etwaiger Möglichkeiten sich vor dem Seminar noch zu verköstigen oder gegebenenfalls schon das Zimmer zu beziehen. „Herr Schulze, schön dass sie in unserem Hotel an einem Seminar teilnehmen. Den Seminarraum „Orange“ finden Sie am Ende des Ganges, dort erwartet sie bereits der Trainer. Das Training beginnt um 10:00 Uhr und wir haben zuvor im Pausenraum noch einen Kaffee, Tee und ein paar kleine Happen vorbereitet. Im Seminarraum finden Sie zudem verschiedene kalte Getränke für Sie. Falls Sie einen speziellen Speisewunsch haben, z. B. vegetarisch, teilen Sie das bitte unserem Herrn Meyer im Bankettbereich mit.“


Durchführung

Die Durchführung eines Seminars beginnt für den Trainer mit dem Eintreffen der Teilnehmer und dem ersten Kontakt. Während des eigentlichen Trainings wechseln die Teilnehmer ständig zwischen der Betreuung durch den Trainer und der Bedienung durch das Seminarhotel, Rezeption, Bankett, Gastronomie und Zimmerservice hin und her. Ein gutes Hotel achtet darauf, dass es seinen Gästen einen sehr guten Hotelservice bietet, aber nicht zur Konkurrenz für den Trainer und seiner Veranstaltung wird.

Das gilt insbesondere beim Management der Pausenzeiten, diese sollte während des Trainings recht flexibel gemeinsam mit dem Trainer gehandhabt werden. Der Trainer sollte jederzeit die Flexibilität haben die Pausenzeiten zu variieren. Dabei kann das Seminarhotel den Trainer durchaus bitten, etwaige Verschiebungen auf dem kurzen Dienstweg, zum Beispiel via SMS oder kurzem Telefonat ans Hotel zu kommunizieren. „Lieber Trainer, gerne bieten wir Ihnen flexible Pausenzeiten an. Damit wir Ihren Teilnehmern in den Pausen und zum Essen einen optimalen Service bieten können, möchten wir Sie bitten, uns über etwaige Verschiebungen von mehr als 15 Minuten kurz via SMS oder Telefonanruf zu informieren. Hier ist die entsprechende Telefonnummer.“


Nachbereitung

Die Nachbereitung beginnt mit dem Auschecken und der Abreise der Teilnehmer. Was könnten Sie als Seminarhotel den Teilnehmern mit auf den Weg geben? Wie wäre es mit einer kleinen Flasche Wasser und einem Schokoriegel, oder einem kleinen Glas hoteleigener Marmelade. Oder vielleicht sogar einen Gutschein für einen vergünstigten Wochenendaufenthalt im Hotel. Lassen Sie Ihre Gäste nicht ohne persönliche Erinnerung ziehen, das gehört mit zu einer guten Gastfreundschaft.

Und was macht der Trainer: er fotografiert, rollt zusammen und muss zumeist Unmengen an Flipcharts und Moderationskarten sortieren und vernichten. Bieten Sie ihm doch an, ihm dabei zu helfen. Empfehlen Sie ihm vielleicht auch eine App für sein Handy, mit der er ganz besonders einfach sehr gute Fotos von Flipcharts machen kann, oder bieten Sie ihm an die Flipcharts und Moderationskarten sicher im Hotelpapiercontainer für ihn zu entsorgen. Und fragen Sie den Trainer doch einfach mal, was er in ihrem Hotel gut fand und wo er vielleicht noch Verbesserungspotenzial sieht. Insbesondere aufgrund seiner Kenntnis zahlreicher anderer Seminarhotels, können Sie mit dieser Frage viel erreichen und verbessern. Fragen Sie ihn auch, welches sein Lieblingsseminarhotel ist und vor allen Dingen warum.

Und dann darf natürlich auch beim Trainer das kleine Abschiedsgeschenk nicht fehlen. Und ein paar Tage nach dem Seminar rufen Sie den Trainer noch einmal an (oder schicken ihm eine Postkarte) und bedanken sich persönlich, dass er sein Seminar bei Ihnen im Hotel durchgeführt. Dabei kommt es besonders gut, wenn sie auf eine Besonderheit seines Seminars bezugnehmen: „Hallo Herr Trainer, mein Name ist Rudi Meier, ich war ihr Betreuer während ihres Seminars in unserem Seminarhotel XY in der letzten Woche. Ich möchte mich noch einmal persönlich bei Ihnen bedanken, dass ihr Seminar in unserem Hotel durchgeführt haben und ich fand es wirklich klasse, wie sie mit ihren Teilnehmern unseren Hotelgarten genutzt haben. Wir denken zurzeit darüber nach, unseren Hotelgarten umzugestalten und werden dabei sicherlich ihre Ideen berücksichtigen.“

 

Soweit ein kurzer Überblick über die vier Phasen einer Trainer Journey: Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Im nächsten Blog erfahren Sie dann mehr für die wichtigsten Gesprächschancen während der Planung eines Trainings und wie man diese nutzt.

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